Kimler görür
- «Operasyon Dosyaları» menüsü «Operasyonlar» modülüne bağlıdır. «Yönetici» ve «Operasyon elemanı» firmanın bütün dosyalarını açabilir.
- Dosya sayfasındaki düğmelerin çoğunu dosyanın sorumlusu ya da yönetici kullanır. Durumu geri almak, iptali geri açmak, atamayı onaylamak, sorumluyu değiştirmek, tutarı düzenlemek ve tahsilatı işaretlemek yalnızca yöneticinin işidir. Yetkiniz olmayan düğme kapalı görünür; üzerine geldiğinizde «Bu işlem için yetkiniz yok.» yazar.
- Proforma, fatura, tahsilat ve ödeme planı için «Faturalama» modülünün de açık olması gerekir.
- Dosyalar silinmez; gerekirse iptal edilir.
Dosya nasıl açılır
Listede yeni dosya düğmesi yoktur. Dosya, hazır bir teklifin sayfasındaki «Dosya Aç» düğmesiyle açılır (Talepler ve teklifler). Açılan dosya «Teklif» durumundadır ve kur o anda kilitlenir; kilitli kur dosyanın üst şeridinde görünür ve değiştirilemez. Dosyanın sorumlusu acentenin varsayılan temsilcisi olur ve atama yöneticinin onayını bekler. Yöneticilere «Yeni dosya onay bekliyor» bildirimi gelir.Dosya listesi
Listede dosya numarası, acente, başlangıç tarihi, pax, satış tutarı, durum, sorumlu, atama durumu ve uçuş rozetleri görünür; en yeni dosya üsttedir. Dosya numarasıyla arayabilir; duruma, sorumluya, acenteye, tur yılına göre süzebilir ya da «Aktif dosyalar» ile yalnızca yürüyen dosyaları görebilirsiniz. İptal edilen dosyalar soluk görünür.- Satış tutarı — fatura süreci başlamamış dosyalarda tutar gizli görünür. Dosyanın sorumlusu ya da yönetici gizli tutara tıklayarak tutarı görebilir; diğer kullanıcılar göremez.
- Kâr sütununu yalnızca yönetici görür.
- Atama — «Atanmamış» (sorumlu yok) ya da «Onay bekliyor» (atama onaylanmadı).
Dosyanın durumları
Bir dosya sırayla şu durumlardan geçer: «Teklif», «Opsiyonda», «Konfirme», «Tamamlandı». Durum her seferinde bir adım ilerler; adım atlanmaz. «İptal» her durumdan seçilebilir.- İleri almak — dosya sayfasının üstündeki düğmenin adı bir sonraki adıma göre değişir: «Opsiyona Al», «Konfirme Et» ya da «Tamamlandı İşaretle». Dosyanın sorumlusu ya da yönetici kullanır. Dosya konfirme edildiğinde yöneticilere ve sorumluya «Dosya konfirme edildi» bildirimi gelir.
- Geri almak — «Geri Al» dosyayı bir önceki duruma döndürür. Yalnızca yönetici kullanır.
- İptal etmek — «Dosyayı İptal Et» düğmesine basın, «İptal nedeni» alanını doldurun ve onaylayın. İptal edilen dosya listede soluk görünür. Dosyanın sorumlusu ya da yönetici iptal edebilir.
- İptali geri açmak — «İptali Geri Aç» dosyayı iptal edildiği andaki durumuna döndürür. Yalnızca yönetici kullanır.
Dosya sayfası
Dosya sayfasının başlığı dosya numarasıdır. Sayfada bir kaydet düğmesi yoktur: kartlardaki bilgiler okunur, değişiklikler sayfanın düğmeleriyle yapılır. Üst şeritte dosya numarası, durum, kilitli kur, pax, sorumlu ve atama durumu görünür. Altındaki kartlar:- «Acil Durum» — firmanın acil durum hattı, dosyanın sorumlusu, saha ekibi ve acentenin yetkilisi.
- «Satış» — satış tutarı ve seçilen pax kademesi. Proforma kesilmeden önce yönetici «Tutarı Düzenle» ile tutarı değiştirebilir; proforma kesildikten sonra tutar değiştirilemez.
- Kâr kartı — dosyanın açılış anındaki maliyeti, satışı ve kârı. Yalnızca yönetici görür. Kâr hesaplanamadıysa «Kârı Elle Gir» ile girilir.
- «Fatura» — fatura aşaması, proforma ve fatura bilgileri, tahsilat özeti ve geçmiş. «Faturalama» modülü açıksa görünür.
- «Konfirmasyon» — dosya «Konfirme» durumundayken görünür; konfirmasyon belgesi buradan indirilir ve gönderilir.
- «Gönderilen E-postalar» — dosyadan gönderilen e-postalar ve sonuçları.
- «Durum Geçmişi» — durum değişiklikleri.
- «Kaynak» — dosyanın açıldığı teklif. «Teklife Git» ile teklif açılır. Teklif sonradan revize edildiyse «Kaynak teklif revize edildi» rozeti görünür.
Sorumlu ve atama
- «Atamayı Onayla» — dosyanın sorumlusu belli ama atama onay bekliyorsa yönetici bu düğmeyle onaylar. «Atama onaylandı» bildirimi çıkar.
- «Sorumluyu Değiştir» — yönetici dosyayı başka bir personele verir. Yeni sorumlu seçildiğinde atama da onaylanmış olur.
Uçuş rozetleri
Dosya sayfasının üstündeki iki rozet uçuş bilgisini taşır ve tıklayınca değişir:- Dış hat rozeti, uluslararası biletlerin kimden olduğunu gösterir: bizden ya da acenteden.
- İç hat rozeti, iç hat uçuşu olup olmadığını gösterir.
Belgeler
- «Rooming Listesi (PDF)» — misafirlerin oda listesini PDF olarak indirir.
- «Pax Listesi» — rehber ya da şoför için kopyalanacak metin listesini açar.
- «Pax Listesi (Excel)» — çalışma sayfasına yapıştırmak için sekmeli metin açar; dosya üretmez.
- «Konfirmasyon İndir» — konfirmasyon belgesini PDF olarak indirir.
- «Konfirmasyonu Gönder» — konfirmasyonu acenteye e-postayla gönderir. «Alıcı e-posta» alanına acentenin adresi gelir; «Gönder» düğmesine basın. Gönderim başarılı olunca dosya “konfirmasyon gönderildi” olarak damgalanır ve düğme kapanır. E-posta firmanızın görünümüyle (üstte logonuz ya da adınız) ve dosyanın teklifinin dilinde gelir (teklifi olmayan bir dosyada İngilizce); konfirmasyon PDF olarak ektedir.
Proforma ve fatura
Fatura süreci sırayla şu aşamalardan geçer: «Yok», «Proforma», «Fatura Kesildi», «Tahsil Edildi». Düğmeler «Fatura» kartının üstündedir.- «Proforma Kes» — «Proforma tarihi» seçip onaylayın. Proforma numarasını sistem üretir; kesildiği andaki satış tutarı ve kilitli kur belgeye sabitlenir. Proforma kesmek için firmanın «Firma Bilgileri» ekranında en azından unvanın girilmiş olması ve dosyanın satış tutarının bulunması gerekir.
- «Proformayı Gönder» — proformayı acenteye e-postayla gönderir. E-posta firmanızın görünümüyle gelir ve proformayı PDF olarak taşır; içinde panele giden bir bağlantı yoktur. Sonucu «Gönderilen E-postalar» bölümünden izleyin. «Proforma İndir» belgeyi PDF olarak indirir.
- «Faturayı Kaydet» — fatura Tourante dışında kesilir; burada yalnızca «Fatura no» ve «Fatura tarihi» girilir.
- «Tahsil Edildi İşaretle» — ödemenin hesaba geçtiğini «Tahsilat tarihi» ile onaylar. Yalnızca yönetici kullanır. Bakiye sıfırlandığında bu aşama kendiliğinden değişmez.
- «Proformayı İptal Et» — «İptal gerekçesi» yazılarak yapılır. İptal edilen proforma numarası bir daha kullanılmaz; tutarı düzeltip yeni numarayla yeniden kesebilirsiniz.
- Fatura aşamasında «Geri Al» — aşamayı bir önceki adıma döndürür; kesilmiş proforma numarası korunur.
Dosyanın bölümleri
Kartların altında dosyanın bölümleri alt alta durur:- «Opsiyonlar» — otel ve hizmet opsiyonları. «Yeni Opsiyon» ile konu ve son tarih girersiniz. Geri sayım rozeti son üç günde kırmızı, son yedi günde sarıdır. Açık bir opsiyonun süresini «Uzat» ile uzatırsınız (eski tarih geçmişte kalır); «Kapat» ile sonucunu «Kullanıldı» ya da «Vazgeçildi» olarak işaretlersiniz.
- «Notlar» — devir teslim ve hatırlatma notları. «Not Ekle» ile eklenir; notlar yazar ve zamanla kaydedilir, değiştirilmez ve silinmez. «Panelim»deki «Dosyalarım» bloğunun «Not» düğmesiyle eklenen notlar da bu bölüme yazılır.
- «Misafirler» ve «Anket Yanıtları» — Misafirler ve anketler.
- «Saha Ekibi» — rehber, şoför ve tur lideri. «Ekip Üyesi Ekle» ile görev, ad soyad, telefon ve tarihleri girersiniz; «Oteller» modülü açıksa üyeyi bir tedarikçi kartına bağlayabilirsiniz.
- «Tahsilatlar» — acenteden gelen ödemeler: tutar, tarih ve yöntem. Tahsilatı yalnızca yönetici girer. Bölümün üstünde tahsil edilen toplam ve bakiye yazar.
- «Ödeme Planı» — acentenin ödeme vadeleri (örneğin kapora ve bakiye). «Vade Ekle» ile son ödeme tarihi, tutar ve açıklama girersiniz. Vadenin durumu «Ödendi», «Gecikti», «Bugün son gün» ya da «Açık» olur. Dosyanın sorumlusu ya da yönetici yazar.
- «Takip» — dosyanın takip maddeleri: Takip.